Podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
V tomto dokumentu jsou uvedeny zásady a postupy při zpracování osobních údajů a vaše práva, a to v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, ve znění pozdějších předpisů.
I. Pojmy
Osobní údaj: Veškeré informace o identifikovaném nebo identifikovatelném zákazníkovi; identifikovatelným zákazníkem je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Správce: Malá marketingová s.r.o., IČ: 09566619, DIČ: CZ09566619, se sídlem Traubova 1549/12, 602 00 Brno (dále jen „Správce“), subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za ně. Zpracováním osobních údajů může Správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.
Zpracovatel: Každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo z pověření Správce zpracovává osobní údaje podle zákona a Nařízení, a to na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.
Subjekt údajů (dále jen „zákazník“ nebo „uživatel“): Fyzická osoba (včetně osob samostatně výdělečně činných), k níž se osobní údaje vztahují (např. potenciální, stávající či bývalý zákazník nebo návštěvník webu).
II. Principy zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje v duchu následujících principů vyplývajících z Nařízení:
- Zákonnost, korektnost a transparentnost: Zpracování probíhá vždy na základě platného právního titulu a srozumitelně vůči zákazníkovi.
- Účelové omezení: Shromažďování osobních údajů probíhá jen pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely.
- Minimalizace údajů: Přiměřenost, relevantnost a limitace zpracování na nezbytně nutný rozsah ve vztahu k danému účelu.
- Přesnost a aktuálnost: Správce přijímá veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům zpracování, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny.
- Omezené uložení: Osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány.
- Integrita a důvěrnost: Osobní údaje jsou zabezpečeny pomocí vhodných technických a organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou, zničením nebo poškozením.
III. Práva zákazníka
Zákazník má právo na následující informace:
- Informace o účelech zpracování.
- Informace o kategoriích zpracovávaných osobních údajů.
- Informace o příjemcích a kategoriích zpracovatelů osobních údajů.
- Informace o plánované době uložení osobních údajů nebo kritériích použitých k jejímu stanovení.
- Konkretizaci oprávněného zájmu Správce nebo třetí strany, je-li zpracování založeno na tomto důvodu.
- Informace o zdroji, ze kterého osobní údaje pocházejí.
Zákazník má dále tato práva:
- Právo na přístup: Právo získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a přístup k těmto údajům.
- Právo na opravu a doplnění: Právo na bezodkladnou opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.
- Právo na výmaz (právo být zapomenut): Právo na vymazání údajů, pokud již nejsou potřebné pro stanovené účely, zákazník odvolá souhlas, vznese oprávněnou námitku nebo byly údaje zpracovány protiprávně.
- Právo na omezení zpracování: Právo na omezení zpracování po dobu ověření přesnosti údajů, při protiprávním zpracování nebo při vnesení námitky.
- Právo na přenositelnost údajů: Právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.
- Právo vznést námitku: Právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu Správce včetně přímého marketingu.
- Právo odvolat souhlas: Právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů s účinky do budoucna.
- Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování: Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování s právními účinky pro zákazníka.
- Právo podat stížnost: Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).
IV. Možnosti uplatnění práv zákazníka u Správce
Kterékoliv ze svých práv můžete uplatnit prostřednictvím těchto komunikačních kanálů:
- E-mailem: jana@malamarketingova.cz
- Poštou na adresu: Jana Eckhardtová, Souběžná 27, 636 00 Brno
- Telefonicky: +420 724 797 697
V. Zdroje osobních údajů
Správce získává osobní údaje svých zákazníků a uživatelů zejména:
- Přímo od nich v rámci jednání o uzavření smlouvy nebo při poskytování služeb.
- Prostřednictvím komunikačních kanálů a formulářů umístěných na webových stránkách Správce.
- Na základě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů a nastavení volby v cookie liště.
VI. Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Správce a jeho smluvní zpracovatelé zpracovávají pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro dosažení stanoveného účelu. Jedná se o tyto kategorie údajů:
- Identifikační a fakturační údaje: Údaje sloužící k jednoznačné identifikaci zákazníka a splnění účetních a daňových povinností (např. jméno, příjmení, sídlo nebo bydliště, IČ, DIČ, bankovní spojení).
- Kontaktní údaje: Údaje umožňující vzájemnou komunikaci (např. e-mailová adresa, telefonní číslo).
- Údaje o poskytovaných službách: Informace související s plněním smlouvy a historií spolupráce.
- Technické a síťové identifikátory: Údaje vznikající při interakci s webovými stránkami a elektronickými systémy Správce (např. IP adresa, anonymní ID souhlasu, soubory cookie).
VII. Právní důvody a účely zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje na základě následujících právních titulů:
1. Plnění smlouvy
Správce zpracovává osobní údaje zákazníků pro účely vzniku, realizace a ukončení smluvního vztahu o poskytování služeb. Rozsah zpracování zahrnuje především identifikační, fakturační a kontaktní údaje nezbytné pro bezproblémové dodání služeb. Doba zpracování je primárně vymezena dobou trvání smluvního vztahu.
2. Oprávněný zájem Správce
Osobní údaje jsou zpracovány za účelem identifikace smluvních stran, vedení evidence smluv, ochrany právních nároků a zajištění bezpečnosti webu a IT systémů. Takové zpracování umožňuje čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení.
Osobní údaje budou uloženy po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu běhu promlčecích lhůt (zpravidla 10 let), nepožaduje-li zvláštní právní předpis uchování po dobu delší.
Za účelem zajištění běžného chodu firmy může Správce zpřístupnit data v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců a zpracovatelů:
- Poskytovatelé účetních, daňových a fakturačních systémů či služeb.
- Poskytovatelé IT, hostingových a cloudových řešení.
- Poskytovatelé e-mailových a komunikačních platforem.
- Poskytovatelé právních služeb a orgány státní správy (v případě plnění zákonných povinností).
- Příslušné bankovní instituce a poskytovatelé platebních bran.
3. Platný souhlas se zpracováním osobních údajů (E-mailový marketing)
V případě, že uživatel udělí prostřednictvím webových stránek dobrovolný souhlas, zpracovává Správce jeho e-mailovou adresu (případně jméno) za účelem rozesílání obchodních sdělení, návodů a marketingových novinek.
Tyto údaje budou zpracovávány po dobu 3 let od udělení souhlasu, pokud nedojde k jeho dřívějšímu odvolání. Souhlas lze kdykoliv odvolat zasláním e-mailu na kontaktní adresu Správce nebo kliknutím na odhlašovací odkaz obsažený v zápatí každého obchodního sdělení. Zpracovatelem pro tyto účely jsou poskytovatelé specializovaných softwarových nástrojů pro hromadnou e-mailovou komunikaci.
4. Soubory cookie a analytické/marketingové nástroje
Prostřednictvím webových stránek zpracovává Správce soubory cookie a obdobné technologie. Zpracování se řídí tímto režimem:
- Nutné cookies: Zpracovávají se na základě oprávněného zájmu a zákonné výjimky pro zajištění technického provozu webu a uchování preferencí soukromí.
- Preferenční, Statistické a Marketingové cookies: Zpracovávají se výhradně na základě vašeho dobrovolného souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty.
Podrobné informace o jednotlivých kategoriích cookies, zapojených službách třetích stran, době expirace a způsobu udělení i odvolání souhlasu naleznete v samostatném dokumentu Prohlášení o cookies.
VIII. Způsob zpracování a garantovaní zpracovatelé
Osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně i manuálně. Zpracování mohou pro Správce provádět výhradně pečlivě vybraní zpracovatelé poskytující dostatečné záruky organizačně-technického zabezpečení dat, a to vždy na základě písemně uzavřené zpracovatelské smlouvy. Zpracovatelé nesmí použít předaná data k jiným než výslovně stanoveným účelům.
IX. Předávání dat do třetích zemí (mimo EU/EHP)
Při využití některých analytických, marketingových a softwarových nástrojů může docházet k předávání osobních údajů do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor. K takovému předávání dochází výhradně na základě platných právních mechanismů v souladu s GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (např. v rámci programu EU-U.S. Data Privacy Framework) nebo prostřednictvím standardních smluvních doložek (SCC).
X. Bezpečnost a ochrana dat
Správce přijal a udržuje vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů. Přístup k datům a interním systémům je omezen na autorizované osoby a je chráněn zabezpečenými přístupovými údaji, šifrováním a dalšími bezpečnostními standardy odpovídajícími aktuálnímu stavu techniky.
XI. Ukončení nakládání s daty
Správce prokazatelně ukončí nakládání s osobními údaji po uplynutí retenční doby stanovené platnou legislativou, po vypršení doby vymezené v uděleném souhlasu, nebo bezodkladně poté, co zákazník svůj souhlas odvolá či úspěšně uplatní právo na výmaz údajů.
XII. Narušení bezpečnosti a bezpečnostní incidenty
Dojde-li k narušení bezpečnosti nebo úniku osobních údajů, postupuje Správce v souladu s čl. 33 a 34 Nařízení. Pokud incident představuje riziko pro práva a svobody fyzických osob, Správce jej bez zbytečného odkladu (nejpozději do 72 hodin) ohlásí Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Je-li zjištěné riziko vysoké, informuje neprodleně i přímo dotčené subjekty údajů.